Vergadering 20 februari 2011.
Aanwezig: Maaike, Maarten, Bas R, Basje, Tim, Esther, Evert
(Jacco/KJ)
1. Komend event:
Wat moet er nog geregeld worden?
Brandhout. Bas R heeft een adresje voor een kuub hout voor 55 euro. Als er opslag mogelijkheid is kunnen we 2 events plezier hebben.
EHBO. Er moeten 2 EHBO-ers aanwezig zijn. Esther is aanwezig, Roos heeft een diploma. Chris (vriend van Jacco en Esther) wordt ook benadert. (Spul tegen brandwonden halen).
Herinnering voor het event. Gaat komend weekend de deur uit. Flyer wordt meegestuurd.
Catering. Is geregeld.
Medische verklaringen. Moeten klaarliggen op event in grote hoeveelheid. Ter plaatse laten invullen.
Terrein. Ingeschreven en betaald.
Inschrijvingen. Ongeveer 20 inschrijvingen zijn binnen. Groot deel orga is nog niet ingeschreven.
Soep. Op vrijdag wordt de soep voortaan geregeld door de orga. Olga is nog beschikbaar maar moet ’s avonds weer naar huis, dit is niet handig.
Mede. Tim neemt eigen gemaakte mede mee, mag verkocht worden maar flessen gaan pas op einde van het event meegegeven worden.
Drank. Frisdrank wordt merknaam. Prijs wordt 75 ct ipv 50 ct.
Snack. Frietpan wordt beschikbaar gesteld door Esther en Jacco. We beginnen met friet te verkopen. Andere snacks nog niet. Tussen 2-4 en 22-24 uur beschikbaar. Tim kijkt even naar geschikte bakjes voor hergebruik, bij voorkeur ic geschikt.
Ook voor de andere maaltijden tijden stellen. Ontbijt 9-10:30 u, lunch 13-14 u, diner 19 uur.
2. Gemaakte afspraken vorige vergadering:
Buideltjes (witte) voor de spelers worden verzorgt door Evert (bij incheck uitreiken).
Buideltjes voor de monsters worden gemaakt.
Trechter voor de mede is aanwezig (Tim).
Kannen voor de mede wordt gekeken wat ze kosten door Tim.
Spoelborstels. Zijn gekocht.
Externe hulp. Meerdere mensen zijn gevraagd de bar te doen. Is geregeld.
Teksten van de mailing. Wordt aan gewerkt.
IC agenda. Maand van het Paard. 12 maanden, 1 omloop is 2 jaar. Maand is +/- 60 dagen. Huidige omloop 451 (?). Omloop van de eenhoorn. Esther maakt kalender.
Markt. Rene maakt dingen ter verkoop.
Spelregels. We hopen de Nederlandse vertaling zsm klaar te hebben. Maaike zorgt dat ze er zijn.
IC naambordjes. Basje maakt deze.
Budget voor aanhanger. Wordt opzij gezet per event.
Promotie. Meer naranen naar de Vortex. Maarten probeert Moots 1 te halen. Tim speelt er al. Evert heeft ook interesse voor VA. Evert promoot op beurzen, Tim ook.
Valspelers. Duidelijk kenbaar maken aan de SL’s wie al waarschuwingen gehad hebben. Als er mensen speciale dingen willen of proberen te krijgen moet dit overlegd worden met de SL’s. In principe geen bijzondere dingen toekennen.
Vuur. Geen vuur in rituelen door spelers. Klein vuurwerk (kindervuurwerk) wordt geaccepteerd.
3. Financien: gaat goed, staan momenteel ruim 700 euro plus. Meeste aanbetalingen zijn gedaan.
4. Special: vindt plaats op Shova (Hio). 23-24 April. 40 personen (incl orga). 25 ruimte voor binnen te slapen, rest buiten in een tent. Plot is gemaakt. Spelers van Nara kunnen meedoen, wordt verzorgt door plotters.
5. Spelleiders: spelleiders moeten meer verspreid blijven tijdens het spel. Niet allemaal naar 1 ritueel gaan kijken.
6. Spelregels: nieuwe dingen die geïntroduceerd zijn als regels moeten in het boekje terecht komen. Momenteel worden een aantal dingen geplaytest. Dingen moeten van tevoren bekend gemaakt worden.
7. Vergaderfrequentie: voor een event moeten 2 bijeenkomsten met de orga zijn. Dit event is iets te weinig. Evert houdt contact met de monsters tussen de events door.
8. Wvttk: optie de Maat in September is genomen. Is nog niet definitief.
9. Rondvraag: vorige keer is in het OC praatje gezegd dat eigen drank niet meegenomen mag worden ivm de mogelijkheid dat het dan een laatste event kan zijn voor Nara. Toon viel niet goed. Niet bij de intro zeggen maar wel vermelden op forum of site heeft de voorkeur.
Volgende vergadering:
Beginpraatje; duidelijk orga kenbaar maken aan spelers.
Index 
Onderwerp: notulen 20 feb 2011 
di maa 01, 2011 8:25 am
