Notulen 17 januari

Datum: 17 January 2010
Aanwezig: Olga, Maarten, Kj, Esther, Bas J, Bas R, Maaike
Esther ontvangt brief van belasting over hoeveel we moeten betalen. Esther moet dit zelf uitrekenen en dan betalen.
Zien subsidie van Thomas (larp verenigingen unite) niet zitten – met dit soort dingen komen ook verplichtingen en geen vertrouwen in Thomas (onbetrouwbaar)
Esther heeft met anderen groep opgezet op Moots I: 14-16 mei (Nijmegen): Groep die vanuit Atherin/Nara/ergens (eventueel) komt. Er is ruimte dat anderen ook mee doen voor op de Summoning.
Clan: primitief, sjamanistisch, totems met vogels
Esther wil N&H tent lenen – als dit nog mag op Vortex (legertent)
Knutseldag: Olga, Ray, Bas en ik
Enkele pakken zijn uitgeknipt en moeten in elkaar genaait worden – Maaike is daarmee bezig
Bas heeft die van hem bijna af
Baniers - blauw/zwart , Eshter heeft donkerblauw, Bas denkt aan canvas van de markt
3 banieren minimaal en op 1 moet een teken staan
Speciaal pak voor Richard nodig – moet Mori pak worden maar niet van huis van Maarten/Basje
Op Richard’s maten maken – Stof van Basje uitzoeken wat we daarmee kunnen
Elk evenement blijven investeren in kleding/kostuums
Bas: waar we in moeten blijven investeren zijn ‘olie’lampen (Olga: Bij de action kun je olielantaarns kopen voor 7.95)
Hoedjes maken – bij de Malle Heks waren ze te duur
Olga gaat kijken of ze via haar zus bij de Kruidvat nog meer van die ‘blaas’ lichtjes kan komen – ideaal voor in het bos omdat we daar liever geen olie hebben
Monsterspeler erbij – er zijn 5 inschrijvingen (waaronder Bas en Maarten)
Iedereen inschrijven!
Groep Zwolle – komen met 4 man – toegezegd. Maaike mailt of ze zich inschrijven
We zitten gelijk met Kederan. Kederan draait met verlies en gaat eventueel fuseren met Lance?
Catering – Catering is zeker, staat in de agenda, moeten doorgeven wanneer we weten hoeveel mensen we hebben
Hij is bezig met sponsoring zodat wij eventueel een speenvarken hebben – eventueel doos sigaren als bedankje als dit lukt!
Ray is niet aanwezig; is er gebeld of niet? Dit moet snel gebeuren ivm data. Dit ook zodat we weer een package deal kunnen aanbieden aan de spelers.
Variatie tussen speellocaties is volgens Maarten niet goed idee – mocht er wat verkeerd gaan dan kun je niet meer terug.
Ilse wil weer komen – Renee komt niet ivm stage die hij MOET lopen – MC? Robin?
Deze maand: contact opnemen met Mol en met Kees – iemand moet dan contact met Ray opnemen zodat de taak overgenomen kan worden door iemand
Mol kan je veel beter via de telefoon doen – Olga gaat deze week contact opnemen en krijgt de gegevens
Met Kees eventueel ter plekke opnemen (tijdens event) voor volgend event en alvast een optie nemen
Willen we ons focussen op 1 locatie of op meerdere? Zijn voor en tegenargumenten.
Kees blijft wel een zakenman maar het is ook belangrijk om dat contact te onderhouden – Maarten wil ook de package deal aan kunnen bieden aan de spelers
Als wij bij Kees niet op tijd betalen of te laat zijn dan heeft hij genoeg animo om dat ding te betalen – hij zal ons niet vergeten – Kees denkt ook al een jaar vooruit
Bas: Liever in Maart voor de Blokken dan liever in September ivm weersomstandigheden. Blokken kost wel veel meer ivm stookkosten. Vorige keer heeft Olga de kachels in Blokken amper aangedaan maar er waren geen klachten vanuit spelers. Scheelt om kort heel veel te stoken en dan blijft de warmte wel hangen.
Bij Mol kun je ook kampvuur maken en daarbij de N&H tent zetten die functioneerd als bar. Er is daar geen hout aanwezig maar dat sprokkelen we zelf.
Bas: Wil takenlijst op het forum (dit ook omdat we geen OC coordinator hebben)
Eerste mail voor inschrijvingen is de deur uit vanuit Maarten
Maaike contact gehad met Evert en groep voor vuurspuwen
Robert Jan had nog foto’s van vorige evenement – deze zet hij binnenkort online
Belg: moet draaiboek voor plot wat we willen filmen – hij moet niet tijdens event komen filmen maar we moeten echt een keer afspreken en dan bijv een promofilmpje maken voor op de site
Contact met hem opnemen – Maaike (momenteel zijn we druk maar we willen promo filmpje maken maar daar hebben we momenteel niet veel tijd voor)
Bas heeft leuk idee – verhaal moet naar hem gemaild worden en dan kan hij dat uitwerken
Wanneer komt het volgende event ons uit – rond zelfde tijd eind 2010
Maaike stuurt link naar Olga van larpagenda die dan weer kijkt en dat noteert – voor overleg 10/11/12 september is nog vrij op de larp agenda (week 36)
2de week van Oktober zit Vortex – in dat weekend moeten we niet gaan zitten
Bas ipv Olga neemt contact op met harpist
Olga neemt nog contact op met moeder van Laura (of ze komt met leren stuff)
Olga neemt ook contact p met Ray om locatie beheer over te nemen
Aardewerk is misschien niet goed idee – en het geld is er ook niet voor (doen we nu niet)
Aanhanger moet een keer goed nagekeken worden – praktischer inpakken
Het gaat niet goed met meerdere larp organisaties en we moeten zien hoe het gaat in Maart. Financieel doen we het niet heel slecht maar we hebben geen grote buffer. Buffer moet opgebouwd worden! Geld wat nu in de kas zit moet gebruikt worden om catering te betalen
Kj heeft nog bonnetjes om in te leveren

Olga: willen we nog een keer een baravond houden? Er is veel geld te verdienen. Ernst had een mooie ic verantwoorde bar gezien waar we eventueel dit kunnen houden. Olga gaat even achter deze locatie aan – moet wel voor ons interessant zijn ook financieel
Tosti’s blijven een succes
Bas: Toch navragen of er nog vrije plaatsen zijn voor in Maart 2011. Je kunt er optie op nemen, ze kunnen alleen geen garantie geven ivm andere verplichtingen vanuit Mol. Wanneer zijn de rustige maanden voor Mol? Kunnen we in die periode alvast plannen?
Plot: Bas en Olga zijn bezig met het plot en dat is over een maand af.
Komen er nog teasers? Bas/Olga gaan teaser maken.
Olga heeft flyers gemaakt en gaat uitnodiging voor gemaskerd bal voor Lente feest
Bas heeft e-mail van harpist maar heeft hier nog geen contact mee gehad
We hebben maskers nodig. Moet op uitnodiging naar spelers staan zodat ze deze meenemen.
Bas: Als iemand nog buizen kan solderen heeft Bas je nodig!
Aanwezigheid Ray: Zal hij er zijn en we moeten rekening houden met het feit dat hij er niet is. Angie hetzelfde verhaal. Maar hoe gaan we dat oplossen. Olga wil wel helpen op het terrein met plotten. Dit kan ivm catering. Als Olga weet wat ze nodig heeft voor eten moet ze dat doorgeven aan Bas J. Bas regelt de erwtensoep.
Olga heeft mensen van het werk die willen komen kijken; maar Olga heeft het eigenlijk op het evenement te druk. Er is geen probleem dat ze langs komen maar ze moeten rekening houden met het feit dat we weinig tijd zullen hebben.
Olga heeft vanuit werk vragen of wij themafeest willen organiseren. Wat verwachten ze er van, wat verdienen we er mee? 70/80 man. Wat moeten wij dan regelen en hoeveel tijd gaat dat ons kosten? Laat Olga eerst vragen hoeveel het ons kan opleveren.
EHBO is geregeld voor op het event.
Smink kist moet aangesterkt worden; groen, zwart zowiezo! Esther vult deze aan.
Mede staat bij Bas
Bij Kees is hout, dat gaan we niet van te voren meenemen – Kopen we bij Kees (E30 per kruiwagen)
Voor het volgende evenement even de kar nachecken. Er liggen ook PVC buizen in, die hebben we niet nodig voor evenement en die kunnen eruit (scheelt veel ruimte, liggen nu in de weg). Aanhanger staat nu bij Bas J’s oom, daar staat hij in de schuur. Kunnen we het aan iemand kwijt? Ene Mark heeft klusbedrijf – misschien doorverkopen, maar dit moet eerst wel nagevraagd worden bij Ray (Olga vraagt dit ook even na als ze belt)
Dozen kopen om beter te kunnen stapelen
Emphebion heeft mobile dungeon system die we eventueel kunnen lenen (kunnen we niet meenemen in kar maar hebben we nu niet nodig voor event)
Ernst komt misschien als speler.
Verhaaltjes zijn niet ingeleverd maar we gaan gewoon nog een keer proberen!

Afspraken:
- Flyer gaat de deur uit
- Teaser (eventueel uitnodiging voor gemaskerd bal?) gaat de deur uit (Bas/Olga)
- Olga gaat achter locatie aan en achter Ray aan om over te nemen (en over PVC buizen)
- Esther gaat achter mensen van Ent aan voor promotie
- Maaike neemt weer contact op met Anton van de LARP agenda
- Maaike neemt weer contact op met Evert voor vuurspuwen
- Olga gaat bij bedrijf checken over budget en verdere informatie
- Esther haalt opbergboxen – 5 om mee te beginnen
- Barkaarten worden aangepast door Olga
Random:
7 augustus bij trouwerij Jacco en Esther is mogelijkheid om tenten op te zetten (dus blijven slapen!  )

Volgende vergadering:
7 Maart zondagmiddag 14.00 aanwezig, 14.30 beginnen met vergadering bij ons