Notulen 25-07-2009

Notulen vergadering 25 july 2009
Aanwezig: Kj, Bas R, Maarten, Olga, Maaike (not)
Afwezig: Angie, Ray, Esther, Bas J.
~
Evenement Maat:
- Ray heeft contact opgenomen met de eigenaar Rudi.
o Brandweer: Vuur mag als er melding gedaan word bij de brandweer. Dit heeft Raymond gedaan. We moeten echter wel rekening houden met het weer en daar ook naar kijken voor het evenement of we vuren toelaten en waar.
o We moeten om vuur te stoken wel verzekerd zijn voor burgelijke aansprakelijkheid. Zijn we dat en geld dit ook in Belgie? Volgens Kj staat dit misschien in de map die hij aan Esther heeft gegeven.
o Tenten: Mogen op het terrein. Ze hebben amper last van diefstal, een enkele keer is het gebeurd via een open raam aan de wegkant.
o Auto’s: Moeten eigenlijk op het terrein geparkeerd worden ivm diefstal. Bij de openbare parkeerterreinen bij de weg word elk weekend wel een auto gestolen. We moeten even kijken waar de auto’s het beste kunnen staan en of we deze eventueel moeten camoufleren.
o De eigenaar vraagt ons om rustig te doen na 12 uur s’nachts. Dit ivm dat hij en zijn vrouw daar ook wonen.
o De eigenaar heeft door laten schemeren dat als we nu een geode indruk achterlaten we in de toekomst nogmaals welkom zijn. Hij kent het LARP gebeuren via een andere vereniging die er gespeelt heeft.

- Catering: Is geregeld. 1.5 week van te voren krijgt Frank door hoeveel mensen er komen. We moeten strikt zijn met inschrijven en als mensen er wel zijn en mee willen eten moeten ze wachten tot iedereen gehad heeft of dat ze soep eten.
Voorschot word ook betaald tijd van te voren – is nog niet gedaan.

- Aankleding: Wat doen we met de bar? We gebruiken dingen die daar staan en zorgen zelf voor veel aankleding. Iedereen die wat heeft wat we kunnen gebruiken meenemen!
Een bar hebben we daar niet maar we kunnen met props wel de indruk wekken dat het een bar is. Maarten en Bas hadden al typische bar dingen staan.
We hebben ook drink bekers nodig om het er echter uit te laten zien. Bas had ook pullen, kunnen deze mee? Wie ook nog heeft meenemen.
Een idee van Maarten is om ooit een aantal bekers te bestellen bij een pottenbakkerij als we wat beter in het geld zitten.
Olga heeft bij de Action schenkkannen zien staan van ¼ ltr

- Kleding: Maaike, Bas en Ray werken aan Orcenkleding.
- Foto’s: Olga en Bas R gaan morgen (26 july) aan de slag voor een teaser met de foto’s. Bas heeft al een selectie gemaakt van de foto’s. Voor woensdag word de teaser naar Maarten gestuurd zodat deze het naar de spelers kan doorsturen.
Maaike gaat de foto’s op de site zetten.

- Site: Maarten krijgt rechten van Moderator om ook het forum te kunnen beheren. Dit ook ivm inactieve spelers op het forumbord.
Er moeten nog wat nieuwe berichten aangemaakt worden.
Maarten gaat actiever op het bord spelen.
Olga neemt contact op met Laura ivm het plot en het spelen van Urgabe op het forum.

- PR: Maarten legt flyers neer bij Anton in Uden
Maaike heeft flyers neergelegd bij De Dobbelsteen in Tilburg
Mike zal worden benarderd ivm PR voor organisatie.

- Draaiboek: Olga zorgt dat hij helemaal volledig is en doorgestuurd word naar Kj om uit te printen.
Het draaiboek gaan we gebruiken bij volgende vergadering.

- Inschrijven: Spelers krijgen over 1.5 weken een herinnering. Er hebben zich al enkele mensen ingeschreven.

Overig:

- Laura’s moeder: Zij is herstellende van ziekte maar ze wil wel naar het evenement komen. Ze gaat echter niet spelen. We willen echter wel graag dat ze komt omdat ze ook dan haar lederwerk handel meeneemt en dat Laura dan ook meekomt. We kunnen de entrée prijs voor haar verlagen en dat ze alleen voor verblijf en eten betaalt.
Olga neemt al contact op met Laura en ook hierover.

- Maarten kan misschien met Pieter een mini quest organiseren voor de jongeren bij het jongerencentrum waar Pieter werkt. Dit om deze jongeren kennis te laten maken met LARP en ook om ze eventueel bij ons te laten komen spelen.
Dit gaat echter niet voor volgend evenement lukken.

- Belgische spelers: We kunnen kijken of we Belgische spelers kunnen krijgen. Maaike gaat kijken of ze contact kan vinden met Belgische verenigingen

- Monsters: Rene kan komen monsteren, en kan blijven spelen als Ent als hij dat wil.

- Geld in het spel: We willen geld in het spel gaan brengen. Wat gaan we als geld gebruiken? Kj heeft nog gouden steentjes, anders rondkijken in winkels.
Maaike gaat kruidenvrouw spelen.
De bar willen we niet met dit geld in verband brengen, dat moet los staan van elkaar. Ook bijvoorbeeld tasjes die bij Laura’s moeder gekocht worden moeten met OC geld betaald worden.
Spelers krijgen voorafgaand aan het evenement eventueel enkele geldstukken mee. De rest kan verdient worden (denk aan bescherming, healing, potions, gokken, persoonlijke bediening etc)

- Volgende vergadering: Omdat er weining mensen waren hebben we 2 opties:
Zondagmiddag 16 Augustus
Vrijdagavond 21 Augustus
Even laten weten aan Maaike welke datum je het liefste hebt!

Hoi allemaal,

De flyers ligen bij Anton.
Ik heb bij hem ook geinformeert naar orken protheses (5 setjes).
Hij zal mij binnenkort laten weten wat dat kost.

Ook had ik bij hem geinformeert naar muntjes, die als geld kunnen dienen.
het zijn wel plastic muntjes en ze kunnen tweezijdig met relief bedrukt worden.
Ik weet dat het best wel een investering is, maar daar wil ik wel voor garant staan.
Nu is dit met een paar mensen besproken en die zagen de optie plastic niet zitten.
Wat is dan het alternatief? Ik vind wel dat we dan iets anders moeten verzinnen zodat we wel de dingen kunnen gaan doen zoals we met de vergadering besproken hebben,
Laten we dit op korte termijn regelen, ander is het misschien te laat.

ik hoor graag van jullie.

groetjes,

Maarten

Ik denk dat steentjes nog steeds het beste. Het liefst heb ik iig iets in m'n hand, ook qua gevoel en zwaarte, en dat krijg je niet echt met plastic. Daarnaast vind ik plastic niet echt IC verantwoord om het zo maar even te omschrijven.

Ik wil zeker de dingen doen die we besproken hebben op de vergadering, en dat gaat ook zeker gebeuren!

Bas had nog verf (koper en goud geloof ik) en dat kunnen we eventueel gebruiken om over te spuiten.