Notulen 28-06-2009

Vergadering: 28-06-2009
Aanwezig: KJ, Maaike, Raymond, Esther Maarten, Olga, Bas R., Jacco, Angie (not.)
Afwezig: Bas J.
-
Evenement
Het voorschot voor de Blokken moet voor 1 juli betaald zijn, de huidige rekening biedt niet voldoende. Idee is om als orga alvast de package deal te betalen, dan kunnen we de Blokken betalen. We komen nu 630 tekort. Zes orgaleden hebben toegezegd te betalen, dan zou het moeten lukken.

- plot
Plot is onderweg.
Er is een voorstel om een aantal middagen o.l.v. Bas R. bij elkaar te gaan zitten om orkenpakken en een golem te maken.
Er moeten nog wat dingen worden nagevraagd:
- Mogen er tenten op het terrein staan?
- Hoe werkt het met de vuurplaats en de open haard?

Spullen verzamelen om de bar en de herberg aan te kleden.

Angie moet werken op zaterdag en zoekt naar een manier om er zaterdag ochtend weg te komen en zaterdag avond weer terug te zijn. Ze zal eerst het openbaar vervoer checken.
Spelers laten weten dat er veel muggen zijn en dat ze voorzorgsmaatregelen moeten nemen.

Quest
Steensel is betaald.
We zullen moeten gaan nadenken over de verzorging van het eten tijdens de quest.



Algemeen
Draaiboek
- schoonmaak (naderhand en tussendoor) moet nog worden opgenomen in het draaiboek.
-checken en eventueel kopen van schmink en babywipes in de voorbereiding toevoegen.

Nieuwe penningmeester
Esther mag vanuit haar werk geen neven activieiten hebben waar geld mee gemoeid is. We moeten achter een nieuwe penningmeester aan. Olga denkt erover na en kijkt hoeveel tijd ze nu kwijt zal zijn aan plot en of er dan nog tijd is voor de administratie en Esther kijkt hoeveel tijd de administratie kost.

PR
- Foto’s in Mol zijn gemaakt. Er worden er een aantal uitgezocht en deze worden op de site gezet en naar de spellers gestuurd. Als we ze leuk aankleden dan kunnen we er drie sturen totaan het evenement. Maaike en Olga zullen de mailtjes samenstellen en Bas, Olga en Ray zullen er teksten bij maken.

Site
- forum
Maaike heeft een aanzet gemaakt voor een nieuw forum.
Maarten biedt zich aan als assistent beheerder.
Er zijn spelers die zich niet aan kunnen melden op het forum.

Vragen vanuit speler
- Leeftijdsgrens 14
Er is een vraag van een speler van 14 jaar of hij bij ons mag komen spelen.
Zelfstandig komen spelen mag vanaf 16 jaar met schriftelijke toestemming van ouders of opvoeders, onder de 16 moet er een begeleider van boven de 18 jaar zijn en ook hier moet weer toestemming van ouders of opvoeders zijn, waarin zij ook aangeven wie de verantwoordelijke is voor hun kind op het terrein.

Taakverdeling voor het evenement wordt de volgende vergadering ingevuld.


Rondvraag:
Angie: Summoning? Gaan er mensen en zoja wie? Vooralsnog lukt het voor de Sum niet een groep op poten te krijgen. Is de Moots een beter idee?
Olga: kaartjes moeten worden geprint, Olga zet ze op een a4 en verstuurt ze naar Ray, afdrukken kan bij Ray op school.

Afspraken:
Zes orga leden betalen vandaag/ morgen het voorschot voor de Blokken moet voor 1 juli betaald zijn.
Data orkenpakken: 18 juli en 25 juli om 12:30 bij Bas R.
Raymond vraagt na bij de Maat over tenten en vuur.
Plotters komen zaterdag 4 junli om 13:00 bij Bas bij elkaar.
Volgende vergadering: 25 juli bij Bas R. 20.00