Vergadering: 7 Maart

7 Maart 2010
Aanwezig: Kj, Maarten, Olga, Angie, Bas R, Bas J, Raymond, Maaike

Agenda:
- Inschrijvingen evenement: 14 inschrijvingen (+ Bas/Maarten – rest orga)
Organisatie moet inschrijfformulieren opschrijven!
Jos Spiering even aan zijn jas trekken
Schatting totaal aantal aanwezigen nu: 26 (Evert, Matthias, Moeder Laura, Sven, Richard, Pasje, Frank, Mario, Jos Spierings, Jos Smeets, + 2 man van Zwolle) totaal ong 45?
Robin Jan komt niet, Marco wel.
Olie komt, Malou + 2 vriendinnen, Paulien moet opgebeld worden
Angie stuurt inschrijfformulier naar Ollie.
Waarschijnlijk dit evenement grote monstergroep: 9 monsters
Olga mailt Evert en Renee om zijn inschrijving

Maarten gaat nog herinnering mail sturen naar iedereen voor inschrijvingen

Catering: dond week van te voren ongeveer

Inschrijving: Maarten verlengd de inschrijving ook in mail

Maarten stuurt morgenavond de aangepaste versie op naar de spelers
Maarten neemt contact op met Marco over die vriend van hem

MC? Robin? Renee komt wel. Contact mee zoeken via msn/hyves?
Angie en Maaike krabbelen Gerben

- Uitnodiging: Olga heeft mooie flyer gemaakt, ziet er mooi uit en zeer bruikbaar, maar de tekst moet nog wel aangepast worden (Kj heeft tekst – Olga krijgt die tekst en mailt Kj naar Olga die het aan kan passen). Deze moet volgens Olga terecht vandaag opgestuurd worden.
Maarten schrijft ook in oc gedeelte over masker mee nemen

- Plot: Bas komt veel bij Kj om plotten

- Maarten past mailing nog aan wanneer mensen aan mogen komen: Vanaf 16.00 aankomst. Ook eind tijd zondags.
Let op allergieeen (vergeet deze niet door te geven!)

- Twee artiesten die komen moeten opgehaald worden. Ray & Angie komt waarschijnlijk alleen zaterdag en zondag na ontbijt weer weg. Had eventueel gecombineerd kunnen worden maar Ray & Angie gaan op motor. Muzikanten komen voor het eten.
Kj: Het is 10de Nara, en het zou leuk zijn als Ernst er ook was. Bas en Kj willen Ernst er graag bij hebben om te komen eten en s’avonds te slapen.
Ernst wil niet gehele bedrag moeten betalen, om te komen werken. Wat Stichting betreft kan Ernst op kosten van Glammad fonds komen eten/slapen.
Robert Jan wil graag zaterdagavond komen en waarschijnlijk niet blijven slapen. Hij vraagt zich af hoeveel hij moest betalen om dan langs te kunnen komen. Eventueel Robert Jan combineren met de muzikanten mee? Robert Jan nam niet op, nog geen uitsluitsel.
Hoeveel kost avondeten?
Hoeveel kost overnachting?

Kosten muzikanten: E50 voor 2 man
- Vervoer: Maarten (+ Kar), Basje, Kj, Esther, Jacco
Ruim van te voren wil Maarten horen wat hij hier moet laden om dat mee te nemen (1 man daarbij nog mee) en dan aan hang wagen ophalen en doorrijden

- Decor: Maaike heeft kostuums in elkaar gezet (na knutselmiddag)
Bas heeft banieren gemaakt voor evenement
o Maskertjes
o Sport & Spel (wat gaan we dan doen, wat hebben we nodig?) Angie heeft kegels
o Grote rieten mand (bijenkorf idee)

- Doen we sport en spel? Het moet heel goed zijn om indruk te maken of enthousiasme te creeeren. Hoe gaat het overkomen op spelers: Je moet er hele gave games van maken wil je het interessant houden. Is de tijd het waard?
Bas; Is het iets om er een soort joust van te maken (wapens). In teams, 1 op 1. Dan moet er ook een prijs zijn – ic prijzen? Boogschieten, 2 kamp, gewapend, ongewapend, melee.

- Catering: Wie doen de boodschappen? Basje & Olga
Olga: Naar Turk (bakker) voor brood vrijdagmorgen
Olga maakt boodschappen lijst. Snert wel/niet doen? Je kunt niet elke speler naar zin maken. Vorige keer was er geen probleem met de soepen. Baarle heeft kleinere pannen staan, misschien 3 soepen maken? Tomatensoep, Kaassoep en Erwtensoep
Olga en Basje doen boodschappen
Maarten neemt Bas zijn speakers mee. Olga heeft de wapens thuis.
Olga wil eieren bakken/koken op zondagmorgen
Kj wil wel slagroomtaart maken

- Inschrijvingen: Laptop en printer Maaike (Printpapier!!!)

- EHBO: Contact met Esther over inhoud

- Volgende evenement: Olga heeft de eigenaren van Mol nog niet te pakken gekregen. Dus hebben we nog geen data. Liefst niet zelfde datum als vorig jaar ivm Monumentendag.
Package deal is nog niet mogelijk omdat je 2 locaties aan moet kunnen bieden.
Waar gaan we het volgende evenement doen? Wel/niet blijven in Belgie?
Voor September is nu bijna een half jaar van te voren en kunnen we boeken. Laatste weekend van Augustus niet (Manderscheid).
Ook al kijken naar locaties voor volgend jaar. Dan kun je daar ook Package deal voor maken.

- Bardienst: Maken als beter bekend is wie er wanneer is
Steffie komt ook bardienst doen. Eventueel voor haar monsterprijs rekenen voor haar.
Monsters krijgen barkaartje als bedankje
Flessen thee/koffie/ranja in monsterkamer

- Olga past barkaarten aan, mailt ze naar Maaike, die haar vader print het uit
Datum er af halen als deze er nog op staat – verder prima leesbaar

- Er zijn genoeg bekers aanwezig dankbij Maarten

- Tosti ijzer voor de stichting. 2 Tosti ijzers kopen voor de stichting. Echt goed voor de inkomsten.
Kj en Maaike halen 2 tosti ijzers op in de stad maandag.

Rondvraag:
- Angie: Mede: Is er genoeg, smaakt lekker
- Basje: Is er een lijstje met etenswaar. Angie heeft alle informatie, print het uit voor Basje
- Maarten: Voor plotters – 2 inschrijfformulieren groep Zwolle
- Olga: Olga wil stoppen met de stichting, ziet niet zitten om dat met verbouwing te combineren en plaatjes maken kost ook veel tijd. Weet nog niet of wel of niet doorgaat met evenementen. Koken op questes wil ze nog wel en eventeel wil Ernst ook wel helpen met koken voor onze evenementen.
Angie wil wel plaatjes maken overnemen van Olga, Olga heeft wel photoshop voor haar en wil Angie wel helpen. Bas wil ook wel de zus van Lotje vragen om versie van photoshop voor Angie. Plaatjes zoeken en vinden kosten het meeste tijd, het in elkaar zetten van de plaatjes kost minder tijd.
- Angie: Plannen praatje over spelregels/oc praatje/ic praatje nog nodig? Olga doet praatje, oc-coordinator
Wel als SL op proberen te letten op schade en gemaakte harnas
-

Afspraken lijstje:
- Maaike belt Esther over: 5 opberg boxen, sminkkoffer, EHBO
- Basje haalt goede doos sigaren voor Frank

Volgende vergadering: 25 april 2010 – Angie/Ray @ Breda
14.00 verzamelen – 14.30 vergadering

Eventeel etentje na vergadering ergens in Breda?